• Vrijwilligersbeleid
• Functieomschrijvingen
• Vrijwilligersovereenkomst

Vrijwilligersbeleid De drie ringen

 

1.         Wat is vrijwilligerswerk?

Vrijwilligerswerk is werk dat onverplicht en onbetaald, maar wel in enig georganiseerd verband wordt verricht ten behoeve van anderen.
Onverplicht betekent dat de vrijwilliger er in vrijheid voor kiest om bepaalde werkzaamheden op zich te nemen. Het kiezen voor vrijwilligerswerk brengt echter wel verplichtingen met zich mee; het is niet vrijblijvend.
Vrijwilligers zijn onbetaalde krachten. Dit betekent dat vergoedingen alleen betrekking hebben op aannemelijk te maken kosten ten behoeve van en/of kosten in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk.
Het vrijwilligerswerk vindt plaats in enig georganiseerd verband. Dat betekent dat vrijwilligerswerk binnen een vastgelegde structuur plaatsvindt.

2.         Wie is vrijwilliger van De drie ringen?

 

Binnen De drie ringen zijn er diverse vrijwilligersfuncties. Vrijwilliger zijn:

-          de leden van het bestuur

-          de leden van de programmaraad

-          bureauvrijwilligers

-          beheerder(s) van de website

-          PR-medewerkers

-          gastheren/-vrouwen bij activiteiten

-          deelnemers ad-hoc-commissies

-          inleiders / cursusleiders.

Er zijn voor diverse functies omschrijvingen.

 

3.         Rechten en plichten van vrijwilligers

 

De vrijwilliger heeft recht op:

-          een goede kennismakings- en inwerkperiode;

-          informatie, begeleiding en overleg voor zover gewenst en noodzakelijk in het kader van het goed kunnen uitvoeren van het vrijwilligerswerk;

-          verzekering, vergoedingen en tegemoetkomingen in kosten zoals afgesproken;

-          zorgvuldige behandeling van de persoonlijke gegevens van de vrijwilliger.

 

De vrijwilliger heeft de plicht om:

-          de afgesproken werkzaamheden te verrichten;

-          verhindering van komst tijdig te melden;

-          zorgvuldig om te gaan met de goederen die door De drie ringen aan hem/haar toevertrouwd;

-          zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens van deelnemers aan activiteiten van De drie ringen.

 

4.         Criteria die gesteld worden aan een vrijwilliger

 

Van de vrijwilliger wordt verwacht dat zij/hij:

-          zich met de doelstellingen van De drie ringen kan verenigen;

-          beschikt over een aantal vaardigheden en kwaliteiten die voor de desbetreffende functie vereist zijn;

-          enthousiast is voor het werk;

-          een bepaald minimum aan beschikbare tijd heeft;

-          bereid is tot samenwerking , overleg en werken in teamverband;

-          zich voor een bepaalde periode wil inzetten;

-          met enige regelmaat een activiteit van De drie ringen bijwoont.

5.         Werving en selectie van vrijwilligers

 

Wanneer iemand te kennen geeft te vrijwilliger bij De drie ringen te worden, vindt een gesprek – meestal met de directeur – plaats met als doel:

-          informatie geven over De drie ringen, doelstelling en werkwijze;

-          informatie geven over de mogelijkheden van vrijwilligerswerk bij De drie ringen;

-          een beeld vormen van de kandidaat-vrijwilliger: wensen, verwachtingen, motivatie, achtergrond, ervaring en geschiktheid;

-          een passende plek vinden voor de kandidaat-vrijwilliger;

-          informatie geven over de wederzijdse rechten en plichten.

 

Tijdens het kennismakingsgesprek kan er een nader af te spreken proefperiode worden bepaald, waarin zowel de vrijwilliger als de organisatie kan kijken of het goed gaat. Aan het eind van de proefperiode kunnen eventueel definitieve afspraken gemaakt worden. In principe geldt bij De drie ringen een proefperiode van een half jaar.

De vrijwilliger ontvangt een exemplaar van de statuten, dit vrijwilligersbeleid en een (concept)vrijwilligersovereenkomst, alsmede andere voor zijn/haar functie relevante informatie.

Indien de betrokken partijen beiden te kennen geven na het kennismakingstraject met elkaar verder te willen gaan, wordt de vrijwilligersovereenkomst in tweevoud ingevuld (en indien nodig aangepast aan de gemaakte afspraken) en ondertekend. Eιn exemplaar is voor de vrijwilliger. Het andere exemplaar wordt opgenomen in de administratie.

 

Voor bestuursleden geldt een zittingstermijn van drie jaar; hierna is herbenoeming mogelijk. Over de (her)benoeming van bestuursleden wordt schriftelijk gestemd.

 

6.         Vergoedingen

Het kan voorkomen dat een vrijwilliger kosten maakt in verband met het verrichten van het vrijwilligerswerk. Kosten die voor vergoeding in aanmerking komen, zijn reiskosten, telefoonkosten, kosten van scholing, kosten van documentatie.
Vergoeding vindt alleen plaats na voorafgaande goedkeuring door het bestuur.
Vergoeding van de gemaakte onkosten vindt maandelijks of per kwartaal plaats, op declaratiebasis. Hiervoor zijn formulieren beschikbaar. Bij de declaratie dienen rekeningen, kassabonnen of andere betaalbewijzen te worden overlegd.

Daarnaast biedt De drie ringen haar vrijwilligers de mogelijkheid om per jaar twee activiteiten gratis bij te wonen, mits er nog voldoende plaats is bij de desbetreffende activiteiten; betalende deelnemers hebben bij overtekening voorrang op niet-betalende vrijwilligers.

Heeft een vrijwilliger een taak bij een bijeenkomst, dan mag zij/hij die activiteit in ieder geval gratis bijwonen.

7.         Verzekering

 

Vrijwilligers bij De drie ringen zijn voor schade en ongevallen verzekerd via de VNG Vrijwilligerspolis, via welke alle vrijwilligers in de gemeente Brunssum zijn verzekerd. Deze polis omvat:

-          ongevallen- en persoonlijke eigendommenverzekering voor vrijwilligers;

-          aansprakelijkheidsverzekering voor vrijwilligers;

-          bestuurdersaansprakelijkheid voor vrijwilligers;

-          verkeersaansprakelijkheid voor vrijwilligers;

-          rechtsbijstandverzekering voor vrijwilligers.

Verzekerd zijn schade en ongevallen die direct het gevolg zijn van het vrijwilligerswerk.

 

8.         Klachten/conflicten

 

Als een vrijwilliger een klacht heeft of als er zich een conflict voordoet, dient men dit te melden bij de directeur dan wel de voorzitter van het bestuur. Er zal in eerste instantie geprobeerd worden in overleg tot een oplossing te komen. Lukt dit niet, dan zal de kwestie in het bestuur aan de orde worden gesteld.

 

9.         Beλindiging van het vrijwilligerswerk

 

Partijen kunnen de overeenkomst in onderling overleg beλindigen.

Zowel de vrijwilliger als De drie ringen kan de overeenkomst door schriftelijke opzegging beλindigen, met een opzegtermijn van ιιn maand. In geval van redenen omschreven in het Burgerlijk Wetboek is bij ontslag op staande voet geen opzegtermijn in acht te nemen.

De vrijwilliger hoeft geen opzegtermijn in acht te nemen:

-     wanneer hij/zij door het aanvaarden van betaald werk niet in staat is aan de opzegtermijn te voldoen;

-     wanneer hij/zij uitkeringsgerechtigde is en de instantie die de uitkering verstrekt hem/haar sommeert het vrijwilligerswerk met onmiddellijke ingang te beλindigen.

Na beλindiging van deze overeenkomst vindt een exitgesprek met de vertrekkende vrijwilliger plaats.

Op verzoek van de vrijwilliger zal De drie ringen bij het einde van de overeenkomst een getuigschrift opstellen.

 

 

Functieomschrijvingen vrijwilligers

 

Bestuur

 

Van bestuursleden wordt verwacht dat zij:

-          goede contactuele eigenschappen bezitten;

-          goede schriftelijke vaardigheden bezitten;

-          affiniteit hebben met De drie ringen;

-          hbo werk- en denkniveau hebben;

-          de beschikking hebben over een computer met internetaansluiting;

-          een maal per maand de bestuursvergadering bijwonen;

-          de gezamenlijke avonden voor alle vrijwilligers bijwonen (ongeveer twee keer per jaar);

-          gezamenlijk de verantwoordelijkheid dragen voor het beleid van de organisatie.

 

Daarnaast heeft de voorzitter de volgende taken:

-          het voorbereiden en opstellen van de agenda, i.s.m. het secretariaat;

-          het voorzitten van de maandelijkse bestuursvergadering;

-          het mee organiseren van de gezamenlijke avonden voor alle vrijwilligers;

-          werving van nieuwe bestuursleden;

-          leiden van gesprekken;

-          het onderhouden van contact met de directeur over het te voeren beleid;

-          aanspreekpunt binnen het bestuur;

-          het vertegenwoordigen van De drie ringen voor zover dat niet door de directeur gebeurt;

-          representatie;

-          conflictbemiddeling.

 

De taken/vaardigheden van de secretaris zijn:

-          het opstellen van beleidsstukken;

-          het schrijven van brieven;

-          samenwerken met het secretariaat;

-          het eventueel kunnen optreden als vicevoorzitter;

-          het opstellen van het jaarverslag i.s.m. de directeur;

-          het bewaken van bestuurlijke regels.

 

Van de penningmeester wordt verwacht dat zij/hij:

-          de financiλn regelt en bewaakt;

-          zorg draagt voor de financiλle stukken t.b.v. de bestuursvergaderingen (o.a. liquiditeitenoverzicht en begroting);

-          contacten onderhoudt met subsidiλnten;

-          zorg draagt voor fondsenwerving;

-          verantwoording aan het bestuur aflegt over de financiλn;

-          beleidsvoorstellen doet op financieel terrein;

-          overlegt met het administratiekantoor;

-          overlegt met het secretariaat;

-          zorg draagt voor onkosten- en vrijwilligersvergoedingen;

-          fiscale, juridische zaken en verzekeringen regelt.

 

Taken van een bestuurslid personeelszaken zijn:

-          het voeren van overleg met medewerkers en vrijwilligers;

-          het doen van beleidsvoorstellen op het gebied van personeelszaken;

-          aanspreekpunt voor medewerkers en vrijwilligers;

-          werving van nieuwe medewerkers/vrijwilligers;

-          het opzetten/bijhouden van de personeels- en vrijwilligersadministratie.

 

Programmaraad

 

Van leden van de programmaraad wordt verwacht dat zij:

-          meedenken over het samen te stellen programma;

-          belangstelling hebben voor tenminste een van de rubrieken in het programma: theologie/filosofie, spiritualiteit, toerusting, kunst en cultuur, ontmoeting met andere godsdiensten/levensbeschouwingen;

-          zelf een activiteiten kunnen organiseren (van het benaderen van sprekers, zoeken naar ruimte, het schrijven van een tekst voor website en programmaboekje, tot het coφrdineren van de desbetreffende activiteit).

 

Publiciteit

Taken van vrijwilliger(s) op het gebied van PR zijn:

-          het schrijven van persberichten;

-          contacten leggen met de media;

-          het bijhouden van de website;

-          af en toe bijwonen van activiteiten met het oog op de publiciteit;

-          het maken van een verslagje na afloop van de activiteit.

 

 

 

vrijwilligersovereenkomst

Ondergetekenden,

 

§      Stichting De drie ringen, centrum voor spiritualiteit en zingeving, hierbij vertegenwoordigd door ………………………………………………………………. (naam)

in de functie van ………………………………………, hierna te noemen De drie ringen, en

§      …………………………………………………………….….. (naam),

wonende te ……………………………………..……………………………………….

geboren ……………., hierna te noemen de vrijwilliger,

komen als volgt overeen.

1.      De taken van de vrijwilliger zijn:
……………………………………………………………………………………………

……………………………..……………………………………………………………..

2.      De vrijwilliger verricht zijn werkzaamheden met ingang van …………………………...

3.      In geval van verhindering wegens ziekte, vakantie of anderszins zal de vrijwilliger De drie ringen hiervan tijdig op de hoogte stellen.

4.      De vrijwilliger verklaart dat hij/zij bekend is met de statuten en het vrijwilligersbeleid van De drie ringen en dat hij/zij deze onderschrijft. Hij/zij heeft een exemplaar van de statuten en het vrijwilligersbeleid ontvangen; deze maken onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst.

5.      De vrijwilliger is verantwoordelijk voor de door hem/haar verrichte werkzaamheden.

6.      De vrijwilliger moet de apparatuur en overige eigendommen van De drie ringen die aan zijn/haar zorgen zijn toevertrouwd, met de vereiste zorgvuldigheid beheren. Bij het einde van de overeenkomst dient de vrijwilliger de eigendommen van De drie ringen die nog in zijn/haar bezit zijn, zo spoedig mogelijk terug te geven.

7.      Al hetgeen niet in deze overeenkomst, het vrijwilligersbeleid en/of de statuten is/wordt bepaald, wordt geacht in onderling overleg te worden geregeld.

Deze overeenkomst is in tweevoud opgemaakt te Brunssum op …………………………...

 

 

 

Handtekening vertegenwoordiger De drie ringen                              Handtekening vrijwilliger